L'art de mener un entretien individuel
Après une lecture récente d’un très bon livre sur le management, je me suis dit que certains sujets abordés pourraient aider bon nombre de managers. Alors pour ceux qui se sentent concernés, n’hésitez pas à poursuivre la lecture.
Pour cet article je souhaite me concentrer sur les entretiens individuels. Le livre s’intitule « On ne nait pas manager, on le devient » par Julie Zhuo et je vous le recommande fortement. Je pense d’ailleurs que ce n’est pas la dernière fois que je vais le mentionner.
Pourquoi les entretiens individuels sont-ils nécessaires ?
Alors j’en vois déjà certains venir avec une question. Est-ce que c’est vraiment utile ? Vous pensez peut-être que c’est juste une perte de temps pour vous et vos collaborateurs.
Et je vais être honnête, ça peut l’être en effet. Tout dépend de comment vous utilisez ce temps et je vais vous expliquer comment l’auteure du livre rend ces temps d’échange indispensables.
Pour comprendre l’importance de cet entretien aux yeux de Julie Zhuo, il faut déjà comprendre sa conception du management. Pour cela, je vais reprendre l’intitulé d’un des chapitres.
Quelle position adopter en tant que manager ?
Si vous avez encore un doute sur l’idée derrière ce titre, je suis prêt à parier que la citation suivante vous éclairera.
« En tant que manager, votre travail ne consiste pas à prodiguer des conseils ou à « sauver la situation », mais à offrir à votre collaborateur les moyens de trouver lui-même les réponses. »
Ça a le mérite d’être clair. Selon l’auteure, vous êtes comme Dumbledore. Votre rôle n’est pas de faire à la place de vos jeunes sorciers, ni même de leur dire quoi faire exactement. Vous êtes là pour les accompagner afin qu’ils puissent trouver au quotidien les meilleures réponses à leurs questions.
Vous devez aussi avoir le recul nécessaire pour garder une vision globale et non biaisée de leurs performances.
En revanche, contrairement à Dumbledore, aucune obligation d’arborer une longue barbe blanche.
À quelle fréquence doivent avoir lieu les entretiens individuels ?
Pour ce point, j’aurais un avis plus nuancé que l’auteure. Elle évoque la nécessité d’un entretien hebdomadaire minimum. Je pense que vous serez plus à même de juger la fréquence des entretiens que vous souhaitez mettre en place avec vos collaborateurs.
Le meilleur moyen c’est sans doute d’essayer et d’aviser ensuite.
Peut-être aussi que certains auront besoin de retours plus fréquents que d’autres et vous êtes mieux placé pour connaître les besoins de votre équipe. N’hésitez pas aussi à leur demander leur avis. C’est important.
Qu'est-ce qui définit un entretien individuel réussi ?
Maintenant que vous avez identifié la fréquence des entretiens, peut-être vous demandez vous comment savoir s’il est vraiment efficace. Comment savoir si j’ai apporté quelque chose à mon collaborateur ?
Pour Julie Zhuo, vous devez garder en tête que l’objectif de ce temps de partage est de contribuer à la réussite de chaque membre de votre équipe. Il ne s’agit pas de mettre en avant vos besoins. Et pour vous assurer qu’ils en retirent quelque chose, il n’y a pas 36 solutions. Récoltez un maximum de feedbacks.
Votre objectif pour ces entretiens réside dans le ressenti de vos interlocuteurs. Ils doivent ressortir avec le sentiment que cet échange leur a été utile et pas uniquement que c’était une conversation sympathique.
Ce temps doit servir à lever leurs doutes, les éclairer sur leur position dans l’équipe et ce que vous attendez d’eux en abordant des sujets qui seraient plus difficiles à traiter par mail ou lors d’une réunion collective.
Le secret d'un entretien individuel efficace
Maintenant, vous vous demandez sûrement comment rendre ces tête-à-tête (j’ai vérifié c’est invariable, qui l’eut cru) aussi riches et impactants que possible. Pour ça, comme pour beaucoup d’autres domaines, la réponse, c’est la préparation. Dans l’idéal, ça doit aller dans les deux sens et l’auteure nous liste quatre sujets pour lancer vos entretiens.
Aborder les priorités : Vos collaborateurs ont parfois des sujets qu’ils souhaiteront aborder d’eux-mêmes. Essayez de limiter à 3 points différents pour ne pas trop vous éparpiller.
Définissez l’excellence : Il s’agit ici plus d’un échange sur vos visions du travail. Vous pourrez comme ça vous alignez sur ce que vous attendez de vos missions communes.
Partagez vos feedbacks : C’est un exercice à double sens. Et quand on parle de feedback, ce n’est pas toujours une critique « négative ». N’hésitez pas à dire quand le travail est bien fait. Non seulement c’est motivant mais en plus, ça aide vos collaborateurs à identifier ce que vous attendez d’eux.
Faites le point : Vous pouvez revenir sur des sujets abordés lors de précédents échanges. Prenez avec lui un peu de recul sur sa situation au sein de l’entreprise. A-t-il évolué dans la pratique de son travail ? Souhaite-t-il se former sur un domaine spécifique ?
Poser les questions est le meilleur moyen de comprendre la situations des différents membres de votre équipe. Vous ne pouvez pas vous positionner comme la personne qui sait ou la personne qui a la solution.
Vous connaissez le curling ? Mais si vous savez, ce sport que personne ne regarde qui ressemble vaguement à de la pétanque sur glace. Bon voici un super Gif pour que puissiez mieux visualiser.
Vous voyez les personnes qui balayent la glace pour aider le palet à glisser plus facilement ? Et bah c’est vous.
Je sais bien que vous voudriez lancer le palet mais vous devez laisser ça à vos collaborateurs. Mais votre rôle est tout aussi important. Vous balayez pour rendre leur parcours aussi lisse que possible pour que le palet aille le plus loin possible.
Comment structurer l'entretien
Pour vous faciliter la tâche, Julie Zhuo nous offre un plan en 3 étapes :
Identifier les problèmes : Cette étape correspond aux thèmes prioritaires aux yeux de vos collaborateurs. Ce qui compte le plus pour eux, ce qui entravent peut-être leur travail, ce qui peut les aider à atteindre leur plein potentiel.
Comprendre les problèmes : Une fois les problèmes identifiés, essayez de comprendre pourquoi vos collaborateurs sont freinés par ce problème ? Comment peuvent ils passer outre ?
Accompagner à la résolution des problèmes : Et le dernier point, comment vous pouvez l’aider dans la résolution de ce problème ? Établissez ensemble un plan d’action pour résoudre la situation.
Des exemples de questions pour vos entretiens individuels
Identifier :
Comprendre :
Accompagner :
Ainsi, vos entretiens individuels doivent se transformer en véritables leviers de performance et d’engagement auprès de vos équipes. Ils doivent être construits avec précision et conduits avec efficacité. Selon moi, rien ne doit être laissé au hasard.
J’espère que cet article vous aura été utile (et agréable). Si vous souhaitez aller plus loin, j’aide les entreprises à comprendre les causes de leurs difficultés à attirer, recruter et fidéliser les compétences dont elles ont besoin et je propose des solutions sur mesure et adaptées.
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