Comment réussir le processus d'intégration ?
J’aime bien faire le parallèle entre le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur et le fonctionnement d’une montgolfière.
Dans une montgolfière, vous avez deux priorités une fois les passagers embarqués. D’abord vous voulez la faire décoller et deuxièmement vous voulez que tout le monde reste à bord.
C’est pareil quand vous recrutez quelqu’un, vous attendez de votre collaborateur qu’il soit productif pour l’entreprise et qu’il reste assez longtemps au moins pour justifier l’investissement fait en lui.
Pour autant, dans le cas de la montgolfière, si vous ne soufflez pas l’air chaud pour la faire décoller, il ne se passera rien et en plus de ça, les passagers vont vite descendre.
Vous aurez compris où je veux en venir. Voyons donc maintenant comment faire décoller la montgolfière.
Les points clés :
- Préparation avant l’arrivée
- Communication claire
- Formation initiale aux outils de travail
- Mentorat / Parrainage par un collègue
- Intégration progressive
- Feedback régulier
- Évaluation de l’intégration
- Mise en avant de la culture de l’entreprise
Qu'est-ce que le processus d'intégration ?
Aussi appelé onboarding, le processus d’intégration correspond à toutes les mesures mises en place pour faciliter l’arrivée et l’incorporation d’un nouveau collaborateur dans votre équipe. Ces processus et outils mis en place peuvent prendre des formes diverses qui s’adapteront à l’individu et à la situation spécifique de votre structure.
Les phases clé du processus d'intégration
Avant l'arrivée du nouveau collaborateur
Bien que ça puisse en surprendre certains, les premières étapes de l’onboarding commencent avant même que le nouveau collaborateur franchisse le pas de la porte de votre entreprise.
Il est très important d’avertir votre équipe de la nouvelle embauche, de présenter le profil, les missions et répondre aux éventuelles questions. En faisant ça, vous préparer vos collaborateurs et faciliter les premières interactions avec leur nouveau collègue.
Une autre étape à ne pas négliger, préparez le poste de travail et les équipements nécessaires. Ça peut paraître simple mais c’est primordial pour que votre nouveau collaborateur se sente le bienvenu.
Astuce: Vous pouvez aussi préparer un livret d’accueil pour indiquer des informations pratiques sur le quotidien au sein de l’entreprise, les avantages éventuels et mettre en avant votre culture d’entreprise.
Premier jour: Accueil et introduction
Il est recommandé d’avoir un programme clair établi pour le premier jour. Prévoyez une visite des locaux, une présentation au reste de l’équipe et remettez en personne le matériel en expliquant les différents outils informatiques à la disposition de votre collaborateur selon les situations.
Donnez lui des explications claires sur ses premières missions et assurez lui l’accompagnement nécessaire. Qu’il vienne du manager ou d’un mentor/parrain.
Suivi et évaluation de l'introduction
On a déjà parlé de l’importance du suivi dans l’article sur les entretiens indivuels. C’est valable pour l’ensemble de votre équipe et ça l’est encore plus pendant la phase d’intégration d’un nouveau membre.
Assurez vous d’avoir des échanges réguliers, d’être à l’écoute des défis rencontrés et ajustez l’environnement et les conditions de travail en fonction des demandes et retours de vos collaborateurs.
Les meilleures pratiques pour un processus d'intégration réussi
Créer une expérience d'accueil positive
La première journée est déterminante pour le processus d’onboarding. Pour qu’elle soit une réussite, il est important que le nouveau collaborateur rencontre son manager et la personne en charge des RH assez rapidement.
Comme énoncé précédemment, présentez les locaux ainsi que ses collègues au nouvel arrivant. Prenez le temps de répondre à toutes ses questions éventuelles et donnez lui les informations pratiques nécessaires à sa bonne intégration.
Si le contexte s’y prête, organisez un temps d’échange informel pour toute l’équipe qui permettra de renforcer les liens dés le premier jour ou la première semaine.
L'utilisation d'outils numériques pour réussir le processus d'intégration
L’usage d’outils numériques dans le processus d’intégration est devenu incontournable pour faciliter l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Les plateformes de gestion des ressources humaines (SIRH), les outils de formation en ligne (LMS) ou encore les logiciels de gestion de tâches (comme Notion) permettent d’automatiser certaines étapes clés comme l’envoi de documents, la signature électronique des contrats, ou la planification des formations.
Ces outils favorisent une expérience utilisateur fluide, renforcent la communication avec les équipes, et permettent au collaborateur de se familiariser rapidement avec la culture d’entreprise.
En digitalisant le parcours d’intégration, les entreprises améliorent la productivité, réduisent les erreurs administratives, tout en offrant une expérience personnalisée aux nouveaux employés.
Impliquer les managers et l'équipe
Responsabiliser les managers et le reste de l’équipe est un facteur primordial pour faciliter le bon déroulement du processus d’intégration.
Pour ça, vous pouvez mettre en place un système de parrainage pour qu’un membre de l’équipe accompagne le nouveau collaborateur. Il pourra ainsi lui montrer les ficelles du quotidien de l’entreprise, répondre à ses questions et l’incorporer à l’équipe plus rapidement.
Ainsi, vos entretiens individuels doivent se transformer en véritables leviers de performance et d’engagement auprès de vos équipes. Ils doivent être construits avec précision et conduits avec efficacité. Selon moi, rien ne doit être laissé au hasard.
Anecdote de suivi de processus d'intégration
Pour finir, je voulais juste vous raconter une petite histoire dans mon dernier accompagnement. En préparation de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, j’ai conseillé au gérant de l’entreprise de créer une adresse mail qui lui serait dédiée.
Plus tard, dans un entretien de suivi, le collaborateur révélait que ce petit geste l’avait marqué et qu’il n’avait jamais eu ça dans ses précédents emplois.
Comme quoi, une petite attention peut faire une grande différence. Ne négligez pas ces petits détails.